Voorwaarden · Privacy · Verwerkersovereenkomst · Gegevens verwijderen
Verwerkersovereenkomst
Versie 2026-10-31 · Concept
Concept. Deze tekst is nog niet nagelezen door een jurist. Gegevens tussen [haken] worden nog ingevuld.
Deze overeenkomst gaat over de persoonsgegevens van de klanten van jouw winkel die Ecom AI Office voor jou verwerkt. Ze volgt artikel 28 van de AVG. Ze hoort bij de algemene voorwaarden. Je gaat ermee akkoord met hetzelfde vinkje.
1. Wie is wie
- Jij (de student met een account) bent de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt waarom en hoe de gegevens van je klanten worden gebruikt.
- Wij, [handelsnaam], eenmanszaak van [naam eigenaar], [adres], KvK [KvK-nummer], zijn de verwerker. Wij verwerken de gegevens alleen voor jou.
2. Welke gegevens en waarvoor
Wij verwerken alleen gegevens van onderdelen die jij aanzet:
| Onderdeel | Gegevens van je klanten | Doel |
|---|---|---|
| Shopify-koppeling | Bestelnummer, datum, bedragen, valuta, betaal- en verzendstatus, producten | Omzet, winst en testdagen tonen |
| Klantenservice | De mail van de klant (naam, e-mailadres, inhoud), het bestelnummer, de bestelling en de pakketstatus | Een antwoord voorstellen en, als jij dat kiest, versturen |
| Pakkettracking | Trackingnummer, vervoerder, pakketstatus, bestelnummer | De pakketstatus tonen aan jou en je klant |
| Verlaten checkouts | Voornaam, e-mailadres, producten in de checkout, bedrag, of de klant zich heeft afgemeld | Herinneringsmails sturen, alleen als de klant marketing toestaat |
| Meta-aankopen (pixel) | Bestelnummer, bedrag, valuta, event-ID, IP-adres, browser, Meta-cookies (_fbp, _fbc) | Aankopen doorsturen naar jouw eigen Meta-gegevensset, alleen met toestemming van de bezoeker |
| Bundels en A/B-tests | Een anonieme bezoekerscode en de bestelling | Meten welke aanbieding beter werkt |
Het gaat om klanten en bezoekers van jouw winkel. Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) horen hier niet bij. Stuur die niet via de tool.
3. Wat wij beloven
- We verwerken de gegevens alleen volgens jouw instructies. Die instructies zijn: de onderdelen die je aanzet en de knoppen die je gebruikt. Vind je dat een instructie de wet overtreedt, dan zeggen we dat.
- We gebruiken de gegevens nooit voor onszelf, niet voor advertenties en niet om AI-modellen te trainen.
- Iedereen die bij ons met de gegevens werkt, heeft geheimhouding.
- We beveiligen de gegevens goed (artikel 32 AVG): versleutelde verbinding, versleutelde toegangssleutels, toegang per account in de database en alleen beheerders die het nodig hebben.
- We helpen je als een klant zijn rechten gebruikt, bijvoorbeeld inzage of verwijderen.
- We helpen je, als dat nodig is, bij een DPIA of een vraag van de Autoriteit Persoonsgegevens.
4. Subverwerkers
Jij geeft ons toestemming om deze partijen in te schakelen:
- Supabase (database en opslag), servers in [regio], bedrijf in de VS
- Railway (hosting), servers in [regio], bedrijf in de VS
- OpenAI (AI-antwoorden voor de klantenservice), VS
- Resend (e-mail versturen), verzending vanuit de EU, bedrijf in de VS
- 17TRACK (pakketstatus, alleen trackingnummer en vervoerder), [land]
- Meta en Shopify ontvangen of leveren gegevens omdat jij je eigen account koppelt. Daarvoor gelden ook jouw eigen afspraken met hen.
Willen we een nieuwe subverwerker inschakelen, dan laten we dat minstens 30 dagen vooraf weten. Ben je het er niet mee eens, dan mag je bezwaar maken of opzeggen. Wij leggen onze subverwerkers dezelfde plichten op als in deze overeenkomst.
Gaan gegevens naar een land buiten de EU, dan gebruiken we het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Datalekken
Merken wij een datalek dat jouw klantgegevens raakt, dan laten we het je zonder onnodige vertraging weten, en waar het kan binnen 48 uur. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we doen. Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en je klanten. Wij helpen daarbij.
6. Controle
Je mag ons vragen om aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden. We geven je dan de informatie die daarvoor nodig is. Een controle door een onafhankelijke deskundige kan één keer per jaar, op jouw kosten, na overleg over het moment.
7. Wat jij doet
- Je hebt een goede reden (grondslag) om de gegevens van je klanten te gebruiken.
- Je informeert je klanten in de privacyverklaring van je winkel, ook over Ecom AI Office als verwerker.
- Je vraagt toestemming waar dat moet, bijvoorbeeld met een cookiebanner voor de Meta-pixel en voor marketingmails.
- Je leest antwoorden en mails na voordat je ze verstuurt.
8. Einde
Deze overeenkomst loopt zolang je account bestaat. Zet je een onderdeel uit, ontkoppel je je winkel of verwijder je je account, dan stoppen we met verwerken. Binnen [30 dagen] na het einde verwijderen we de klantgegevens, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Wil je ze eerst hebben, download ze dan in Instellingen of vraag het ons.
9. Aansprakelijkheid
Voor aansprakelijkheid gelden de regels uit de algemene voorwaarden, voor zover de AVG dat toestaat.
Wil je deze overeenkomst als pdf of met handtekening? Mail ons op [e-mailadres].
Data processing agreement (English summary)
This is a summary of the Dutch text above, which prevails. For the personal data of your store's customers you are the controller and [trade name] is the processor (Art. 28 GDPR). We only process data for the features you turn on (orders, customer service emails, tracking numbers, abandoned checkout emails, purchase events for your own Meta dataset), only on your instructions, never for our own purposes or for AI training. Sub-processors: Supabase, Railway, OpenAI, Resend, 17TRACK. We notify you of a data breach without undue delay and where possible within 48 hours. Data is deleted within [30 days] after the end of the agreement.