Voorwaarden · Privacy · Verwerkersovereenkomst · Gegevens verwijderen
Privacyverklaring
Versie 2026-10-31 · Concept
Concept. Deze tekst is nog niet nagelezen door een jurist. Gegevens tussen [haken] worden nog ingevuld.
Hier lees je welke gegevens Ecom AI Office over jou gebruikt, waarom, hoe lang en met wie we ze delen. Gaat het om de klanten van jouw winkel? Dan ben jij verantwoordelijk en zijn wij je verwerker. Dat staat in de verwerkersovereenkomst.
1. Wie is verantwoordelijk
[Handelsnaam], eenmanszaak van [naam eigenaar], [adres], [postcode] [plaats]. KvK-nummer [KvK-nummer]. Vragen over privacy: [e-mailadres].
2. Welke gegevens, waarom en hoe lang
| Gegevens | Waarom | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), rol, start- en einddatum, inlogmomenten | Inloggen en je toegang regelen | Overeenkomst | Zolang je account bestaat, plus 30 dagen |
| Startvragen: webshopnaam, ervaring, niche, omzetniveau, omzetdoel, uren per week | De roadmap en tips op jou afstemmen | Overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Je werk in de tool: producten, berekeningen, testdagen, roadmap-voortgang, taken, webshop-teksten | De dienst leveren | Overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Uploads en video's: productvideo's, afbeeldingen, offertes en prijsbestanden van leveranciers | Productscan, advies en offertes | Overeenkomst | Zolang je account bestaat, of korter als je ze zelf verwijdert |
| AI-coach: je vragen, de antwoorden en je feedback | Antwoorden geven en de coach verbeteren | Overeenkomst en gerechtvaardigd belang | [12 maanden], daarna verwijderd |
| Coaching: afspraken, deelnemers en e-mailadressen van Zoom-gesprekken, notities en taken; als het aanstaat ook een opname of transcript | Coaching plannen en de afspraken vastleggen | Overeenkomst | Zolang je coaching loopt, plus [6 maanden] |
| Koppelingen: Shopify-winkel, Meta-advertentieaccount en -cijfers, toegangssleutels (versleuteld) | Je cijfers ophalen en tonen | Overeenkomst | Tot je ontkoppelt of je account verwijdert |
| Abonnement en betalingen: abonnement, bedragen, betaalstatus, facturen, factuurgegevens | Betalen en onze boekhouding | Overeenkomst en wettelijke plicht | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Akkoord: welke versie van de voorwaarden je accepteerde en wanneer | Kunnen aantonen dat je akkoord gaf | Gerechtvaardigd belang | Zolang je account bestaat, plus [2 jaar] |
| Meldingen: de push-inschrijving van je apparaat en je keuzes | Meldingen sturen die je hebt aangezet | Toestemming | Tot je meldingen uitzet |
| Technische gegevens: IP-adres, browser, foutmeldingen in serverlogs | Beveiliging en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang | [30 dagen] |
Op je eigen apparaat bewaren we je instellingen (zoals taal en thema) en je inlogsessie. Dat zijn functionele gegevens. We gebruiken geen advertentie- of volgcookies in Ecom AI Office.
3. Gegevens van de klanten van je winkel
Als je je winkel koppelt en onderdelen aanzet, verwerken we voor jou gegevens van jouw klanten. Bijvoorbeeld bestellingen en bedragen, klantenservice-mails, track-and-trace-codes, e-mailadressen bij verlaten checkouts en aankopen die naar je eigen Meta-pixel gaan. Daarvoor ben jij verantwoordelijk. Wij gebruiken die gegevens alleen in opdracht van jou. Alles daarover staat in de verwerkersovereenkomst.
4. AI
Voor de AI-coach, de productscan, teksten en klantenservice-antwoorden sturen we de nodige gegevens naar OpenAI. OpenAI gebruikt gegevens via de API niet om zijn modellen te trainen en bewaart ze hooguit 30 dagen om misbruik te voorkomen. Een AI-uitkomst is nooit een besluit over jou: jij kiest altijd zelf wat je ermee doet.
5. Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren (subverwerkers). Met hen hebben we afspraken gemaakt.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase | Database, inloggen, opslag van bestanden | Servers in [regio, zie Supabase-dashboard]. Bedrijf in de VS.* |
| Railway | Hosting van de app | Servers in [regio, zie Railway-dashboard]. Bedrijf in de VS.* |
| OpenAI | AI-antwoorden, productscan, teksten, transcriptie | VS* |
| Shopify | Koppeling met je winkel | Ierland (EU), met doorgifte naar Canada en de VS* |
| Meta | Advertentiecijfers en aankopen naar jouw eigen pixel | Ierland (EU), met doorgifte naar de VS* |
| 17TRACK | Pakketstatus ophalen (alleen het trackingnummer en de vervoerder) | Buiten de EU [land controleren]* |
| Resend | E-mails versturen (klantenservice, verlaten checkouts) | Verzending vanuit de EU (Ierland). Bedrijf in de VS.* |
| Zoom | Coachgesprekken | VS* |
| Mollie | Betalingen van je abonnement | Nederland (EU) |
| [Boekhoudpakket] | Facturen en boekhouding | [land] |
| Google (Fonts, YouTube), Vimeo, Loom | Lettertypes en lesvideo's laden | VS*. Je IP-adres gaat naar deze partijen als je de pagina of video opent. |
| Push-dienst van je browser (Google, Apple of Mozilla) | Meldingen afleveren, alleen als je ze aanzet | VS* |
* Buiten de EU. We gebruiken daarvoor het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met extra maatregelen waar dat nodig is.
Voor het zoeken van producten gebruiken we ook diensten als Apify en Pipiads. Daar gaan geen persoonsgegevens van jou of je klanten naartoe.
We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
6. Beveiliging
We gebruiken een versleutelde verbinding (https). Toegangssleutels van Shopify en Meta bewaren we versleuteld. In de database ziet iedere student alleen zijn eigen gegevens. Alleen beheerders kunnen meer zien, en alleen als dat nodig is voor de dienst of de coaching.
Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan melden we dat zo nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten we het jou weten.
7. Je rechten
- Inzien en meenemen: in Instellingen → Privacy en account klik je op "Mijn gegevens downloaden".
- Aanpassen: je naam en webshopnaam pas je aan in Instellingen. Voor andere gegevens mail je ons.
- Verwijderen: in Instellingen → Privacy en account klik je op "Account verwijderen". Je hebt dan 30 dagen bedenktijd. Daarna verwijderen we alles, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren.
- Bezwaar en beperken: mail ons als je wilt dat we iets niet meer doen.
- Toestemming intrekken: zet meldingen uit of ontkoppel Shopify of Meta in Instellingen.
We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Wijzigingen
Veranderen we iets belangrijks in deze verklaring, dan laten we dat vooraf weten in de app.
Privacy policy (English summary)
This is a summary of the Dutch text above, which prevails. Controller: [trade name], Dutch sole proprietorship, [address], Chamber of Commerce [KvK number], [email].
Data we use: account data (name, email, role, login times); onboarding answers; your work in the tool (products, calculations, roadmap progress, uploads and videos); AI coach conversations; coaching calls (Zoom participants, notes, tasks); connections with Shopify and Meta (ad account, ad performance, access tokens stored encrypted); subscription and invoice data; consent records; push subscriptions; technical logs.
Your store's customers: when you connect your store and turn on features, we process data about your customers (orders, customer service emails, tracking numbers, abandoned checkout emails, purchase events sent to the Meta dataset you choose) on your behalf, as your processor. Purchase events are only sent when the store visitor has given marketing consent.
Processors: Supabase, Railway, OpenAI, Shopify, Meta, 17TRACK, Resend, Zoom, Mollie and your bookkeeping provider. Transfers outside the EU rely on the EU-US Data Privacy Framework or standard contractual clauses. We never sell data and never use it for our own advertising.
Your rights: download your data or request account deletion (30-day grace period) in Settings, or email us. You may complain to the Dutch Data Protection Authority. See also Data deletion.